ИИ для event-агентств под ключ

Заказчик обращается в любом канале: сайт, Telegram, WhatsApp, почта или звонок. ИИ отвечает за секунды и ведёт диалог, уточняя формат (корпоратив, конференция, свадьба, презентация, тимбилдинг), дату и город, число гостей, площадку и ориентир по бюджету. Ответы складываются в карточку проекта, а менеджер получает уведомление с готовым брифом. Всё это работает круглосуточно, включая выходные и высокий сезон, когда команда физически не успевает отвечать.

Мы загружаем вашу ценовую базу: площадки, техника, свет и звук, кейтеринг, декор, персонал, транспорт, полиграфия. ИИ подставляет позиции по данным брифа, масштабирует их по числу гостей и длительности, добавляет наценку агентства и резерв на непредвиденное. На выходе - черновик сметы, который продюсер проверяет и правит, а не собирает с нуля из десяти файлов. Обычно это сокращает подготовку предложения с одного-двух дней до нескольких часов.

В системе живёт ваша база исполнителей с категориями, городами и прошлыми ценами. По проекту ИИ формирует запрос с датой, площадкой и требованиями и рассылает его подходящим подрядчикам сразу, а не по очереди. Ответы разбираются и сводятся в таблицу сравнения по цене, срокам и условиям. Тем, кто не ответил, уходит вежливое напоминание. Продюсер выбирает по фактам, а не по тому, кто первым вспомнился.

Для каждого формата мероприятия мы настраиваем шаблон подготовки: что делаем за два месяца, за месяц, за неделю и в день события. Когда дата известна, ИИ разворачивает шаблон в конкретные задачи с датами и ответственными, шлёт напоминания в мессенджер и поднимает просрочки продюсеру. Это убирает главную боль событийного бизнеса: забытый шаг, который потом закрывается срочно и дороже.

ИИ-координатор подключается к тому, что у вас уже есть: CRM для сделок и клиентов, таск-трекер для задач и таймингов, таблицы для прайса и смет, телефония для звонков, мессенджеры и почта для переписки. Переезжать на новые сервисы не нужно. Если у конкретного сервиса нет готового обмена, настраиваем передачу данных доступным способом или согласуем удобный порядок работы.

Нет, он снимает рутину: приём заявок, сбор брифа, расчёт черновой сметы, обзвон подрядчиков, напоминания и сборку документов. Творческая часть, переговоры с заказчиком, работа на площадке и решения в нестандартных ситуациях остаются за людьми. Сложный или спорный запрос ИИ переводит на продюсера, поэтому клиент всегда может поговорить с человеком. Обычно после запуска та же команда спокойно ведёт заметно больше проектов.

Да, и часто эффект там даже заметнее. В маленькой команде один человек совмещает продажи, координацию и работу с подрядчиками, поэтому именно у него теряются заявки в выходные и горят задачи. Базовый контур с приёмом заявок, брифом и напоминаниями запускается за пару недель и окупается уже на первом-втором мероприятии, которое иначе прошло бы мимо.

Договор, приложение со сметой, счёт, акт и техническое задание подрядчику собираются из ваших шаблонов по данным карточки проекта: реквизиты, даты, состав услуг, суммы. Продюсеру остаётся проверить и отправить. После мероприятия ИИ сводит закрывающий отчёт: плановый и фактический бюджет, отклонения по статьям, какие подрядчики отработали в срок. Это база для следующей сметы и для разговора о марже.

Персональные данные хранятся и обрабатываются в РФ в соответствии с 152-ФЗ. Доступы к вашим системам выдаются минимально необходимые, весь обмен идёт по защищённому каналу, панель управления закрыта аутентификацией, а доступ к бюджетам разграничивается по ролям: менеджер видит свои проекты, руководитель - всё. При необходимости контур разворачивается на вашем сервере или в вашем облаке. Диалоги, сметы и решения логируются.

Стоимость зависит от числа каналов, глубины автоматизации и сложности расчёта смет: от 40 тыс за базовый контур (заявки, бриф, напоминания) до 160 тыс за полное внедрение со сметами, подрядчиками, документами, телефонией и панелью руководителя. Окупаемость обычно 1-2 месяца за счёт непотерянных заявок, ускоренных предложений и освобождённых часов команды. Точную смету и срок считаем на разборе по вашим цифрам: берём реальный поток обращений, число мероприятий в работе и текущую долю просрочек. Поддержка после запуска оплачивается отдельно и включает мониторинг и доработку сценариев.