Автоматизация согласований и заявок под ключ

В основе - BPM-движок, который исполняет описанный процесс. Сотрудник заполняет форму заявки, система по правилам строит маршрут (кого и в каком порядке спрашивать), назначает сроки на каждый шаг и отправляет заявку согласующим. Роли согласуют по очереди или параллельно, ставят электронную подпись, при необходимости возвращают на доработку. После сбора всех виз заявка уходит на исполнение и в архив. Никаких пересылок вручную и поиска по чатам: заявка всегда в маршруте, а вы настраиваете только правила - какие роли согласуют и в какие сроки.

В последовательном маршруте согласующие идут по цепочке: пока не согласовал первый, второй заявку не видит - это удобно, когда важен строгий порядок и зона ответственности. В параллельном несколько ролей получают заявку одновременно и визируют независимо, что кратно ускоряет процесс при большом числе участников. Можно задать правило кворума - например, достаточно двух согласований из трёх. Оба типа комбинируются в одном процессе: часть шагов последовательные, часть параллельные, а система сама применяет нужную схему.

Да, это одна из главных возможностей. Маршрут строится по условиям: сумма, тип заявки, отдел, инициатор, категория расхода. До лимита счёт согласует только руководитель, выше - добавляется финансовый директор; договоры идут через юристов, а заявки на доступ - через ИБ. Один описанный регламент превращается в десятки автоматических маршрутов, и сотруднику не нужно помнить, кого и в каком порядке спрашивать - система делает это сама.

У каждого шага есть срок по SLA. Сначала система напоминает согласующему о заявке, затем, при приближении дедлайна, шлёт предупреждение, а при просрочке эскалирует заявку - передаёт заместителю или поднимает руководителю. Благодаря этому заявки перестают тихо зависать на неделю, а руководитель сразу видит, где именно тормозит процесс, и может вмешаться точечно.

Да. Каждое решение - согласование, отклонение или возврат на доработку - фиксируется электронной подписью с автором, временем и комментарием. Поддерживается как простая электронная подпись для внутренних процессов, так и квалифицированная, когда решениям нужна полная юридическая значимость. Полный журнал подписей хранится вместе с заявкой, поэтому в любой момент видно, кто и когда что согласовал.

Там, где им удобно. Уведомления о новых заявках и напоминания приходят на почту, в мессенджер или на корпоративный портал. Согласовать заявку можно прямо из уведомления в один-два клика, не открывая десяток систем. Для руководителей есть единое окно со всеми входящими заявками, а для мобильной работы - согласование с телефона. Чем ниже порог, тем меньше соблазна вернуться к согласованиям в почте.

Система согласований подключается к тому, чем вы уже пользуетесь. Уведомления идут в вашу почту и мессенджеры, вход - через единую учётную запись компании (SSO), поля заявок автоматически заполняются из справочников сотрудников и контрагентов. По API можно обмениваться данными с CRM, учётными и кадровыми системами: например, согласованный счёт передаётся на оплату, а утверждённая заявка на доступ - в IT. Набор интеграций подбираем под ваш ландшафт на этапе аудита.

Заявки часто содержат суммы, договоры и персональные данные, поэтому доступ строится по ролям: каждый видит только те заявки, которые должен согласовать или которые создал сам. Данные и сервер размещаются в РФ, весь трафик идёт по HTTPS, действия пользователей пишутся в журнал. При желании контур разворачивается на вашем сервере или в вашем облаке, чтобы данные не покидали периметр компании.

Регламенты живые - меняются лимиты, роли, порядок виз. Маршруты настраиваются правилами, поэтому большинство изменений вносится без переписывания системы: поменяли лимит суммы или добавили роль - маршрут перестроился. Более крупные изменения (новые типы заявок, новые процессы) закрываются на поддержке. Мы рекомендуем не жёсткую коробку, которую сложно менять, а настраиваемый процесс - он остаётся рабочим весь срок эксплуатации и растёт вместе с компанией.

Стоимость зависит от числа процессов и глубины настройки: от 35 тыс за базовый процесс (одна форма и маршрут) до 140 тыс за полную автоматизацию с интеграциями, подписью и отчётами. Окупаемость обычно 1-3 месяца за счёт экономии часов на ручной беготне за визами и снижения потерь от просроченных и потерянных заявок. Точную смету и срок окупаемости считаем на разборе по вашим цифрам: берём реальный поток заявок, число согласующих и текущие потери времени и показываем, за сколько недель система вернёт вложенное. Поддержка после запуска оплачивается отдельно и включает мониторинг, доработку маршрутов и новые типы заявок.